|
1 . مراقبة الأنشطة اليومية لقسم الحسابات الدائنة والتأكد من تنفيذ العمليات وسير العمل بشكل صحيح وفعال وضمان توزيع المهام الوظيفية بين أعضاء
الفريق بشكل عادل ومهني.
2 . قيادة عملية وضع وتنفيذ عمليات وإجراءات قسم الحسابات الدائنة والتأكد من أنها تتماش ى مع أفضل الممارسات ومتطلبات في جامعة الشارقة.
3 . إدارة عمليات قسم الحسابات الدائنة والتأكد من تسوية جميع الدفعات المتعلقة بالعملاء والموردين والباعة الخارجيين بفعالية وفي الوقت المناسب.
4 . التأكد من الامتثال لجميع شروط وأحكام سياسة المدفوعات التعاقدية وإبلاغ المسؤول المباشر عن المشكلات لإتخاذ الإج راءات الفورية.
5 . إدارة جميع بيانات الحاسبات الدائنة والحفاظ على تلبيتها لجميع متطلبات جهات التدقيق الخارجية والداخلية والتأكد من دقة الكشوفات المالية للتحقق من
مطابقة البيانات للمعايير المقبولة.
6 . الإشراف على معاملات الفواتير المالية بما في ذلك إيصا لات الاستلام والتحقق وسجل التحويل والدفعات النقدية المباشرة، بالإضافة إلى متابعة حالات عدم
تقديم الإذن بالدفع من أجل ضمان إتمام الدفعات في الوقت المناسب.
7 . فحص جميع الإيصالات ومعالجة أي مشكلة تتعلق بعمليات الحسابات الدائنة والتأكد من حلها، بالإضافة إلى إعداد أي وثائق ومستندات مطلوبة من قبل
مكتب الالتزام والتدقيق الداخلي.
8 . التأكد من اعتماد إيصالات الباعة ومتطابقتها مع العقود الرسمية ومعالجة جميع مشكلات الدفعات والفواتير مع الباعة، بالإضافة إلى مراجعة وإدخال دفعات
الباعة في نظام البانر.
9 . قيادة فريق القسم من أجل بناء وتطوير قدراتهم التنظيمية وتزويدهم بفرص التطوير مثل التدريب والتوجيه وما إلى ذلك، بالإضافة إلى تقديم التقارير عن
أدائهم.
10 . المشاركة في عملية التوظيف المتعلقة بالقسم بما في ذلك تحديد متطلبات الوظيفة وفرز ومراجعة مستندات المرشحين والمساهمة في عملية الاختيار والمقابلة
من أجل ضمان توظيف أفضل وأنسب المرشحين للوظائف الشاغرة.
11 . دعم المدير في وضع مؤشرات الأداء الرئيسية ل لدارة المالية من خلال تقديم المدخلات المهنية والمشورة بشأن إعداد وتحقيق مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة.
بالإضافة إلى تقديم تقرير عن التقدم في القسم وإعداد خطط العمل اللازمة للمدير والتأكد من ادراك وفهم كل عضو في الفريق لمؤشرات ا لأداء الرئيسية للقسم
ودوره في تحقيقها.
12 . مساعدة المدير في تنفيذ المشاريع الخاصة بالإدارة المالية التي تدعم وتطور الإدارة والجامعة بشكل عام والإشراف على فريق عمل المشاريع للتأكد من استكمال
كل عضو لمهام عمله بدقة وفي الوقت المناسب، بالإضافة إلى الإشراف على جميع مراحل تنفيذ المشاريع من مرحلة جمع المتطلبات حتى مرحلة الإنجاز.
13 . المشاركة في إعداد الميزانية السنوية للدارة بالتعاون مع المدير والرؤساء الآخرين ومتابعة مصاريف القسم والتأكد من أنها ضمن الميزانية المحددة.
14 . إعداد مختلف التقارير والتحليلات والإحصائيات المتعلقة بقسم الحسابات الدائنة عند طلب المسؤول المباشر.
15 . إنجاز أي مهام أخرى متعلقة بالوظيفة يتم تعيينها من قبل المسؤول المباشر ضمن الفترة الزمنية المتوقعة.
|