تفاصيل الوظيفة
تاريخ النشر
27/06/2022 تاريخ الإغلاق 27/07/2022 الرقم المرجعي للوظيفة: 1913-2022-06-27T08:27:31
مساعد إداري
الفئة شواغر من غير أعضاء هيئة التدريس
الكلية الإدارات
القسم عمادة شؤون الطالبات
الهدف من الوظيفية

تنسيق لجميع المبادرات والمشاريع الإدارية والمالية التي تقوم بها الإدارة بمستوى عالي من الكفاءة، بالإضافة إلى العمل كنقطة اتصال رئيسية فيما يتعلق بمختلف شؤون موظفي الإدارة مع الإدارات التنفيذية بما في ذلك، مركز تقنية المعلومات وإدارة الموارد البشرية وإدارة المالية وإدارة المشتريات وإدارة المرافق.

المسؤوليات الرئيسية والتوقعات

​ 

تنسيق مختلف أنشطة الموظفين المتعلقة بموظفي الإدارة، مثل طلبات الإجازة السنوية والعودة من الإجازة والإجازة المرضية وتذاكر السفر وساعات العمل الإضافي  وطلبات الإذونات والتأمين الصحي وبدل المدارس وما إلى ذلك. 

إستلام الرسائل البريدية الواردة وترتيبها ليتم مراجعتها من قبل المسؤول المباشر واتخاذ الإجراءات و/ أو توزيعها وفقًا لذلك، بالإضافة إلى حفظ البريد وتسجيله ومتابعته باستخدام مجموعة متنوعة من الأنظمة وقواعد البيانات.

الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتحويلها ومساعدة الزوار بالإجابة على استفساراتهم أو تقديم المعلومات المتعلقة بالإدارة المعنية.

إدارة جدول المدير وتنظيم الاجتماعات وجدولتها وإبلاغ الحضور والتنسيق معهم.

إدارة تطبيقات برنامج التدريب وطلبات مهام العمل للموظفين الإداريين من خلال مراجعة واستكمال النماذج وتوقيعها ومتابعة عمليات الموافقة على كل طلب. 

مراقبة تقاييم الأداء السنوية وتقديم الدعم والمساعدة للموظف وللمسؤول المباشر والمتابعة معهم لضمان إستكمال جميع النماذج بشكل صحيح وفي الوقت المحدد.

مراقبة احتياجات الإدارة من أماكن تخزين وقرطاسية ووسائل نقل ومعدات وأثاث وصيانة ومعدات تقنية المعلومات.

إدارة مصروفات الإدارة والنفقات الشهرية ومراجعة الفواتير المتعلقة بمصروفات الإدارة والتحقق منها للتأكد من صحتها وصلاحيتها قبل تقديمها إلى الإدارة المختصة.

المساعدة في تنظيم الفعاليات (وخدمات تقديم الطعام عند الحاجة) للإدارة المعينة بالتنسيق مع الإدارات التنفيذية ذات الصلة.

المساعدة في مراجعة وتصنيف طلبات التوظيف للوظائف الشاغرة وحضور المقابلات الأولية عند طلب المسؤول المباشر.

جمع ومراجعة ومعالجة مختلف طلبات الموظفين الإداريين ومعالجة نماذج الموافقة والتأكد من إكمالها في الوقت المناسب.

المساعدة في إعداد مختلف التقارير والتحليلات والإحصاءات التي يطلبها المسؤول المباشر.


المسؤوليات الوظيفية المحددة

--

المهارات المطلوبة

أن يكون حاصلاً على شهادة بكالوريوس أو دبلوم كحد أدنى في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو في أي تخصص ذي صلة.

أن يكون لديه  خبرة عمل سنتين إلى أربع سنوات في دولة الإمارات في دور مشابه ويفضل أن يكون في مؤسسات التعليم العالي.   

أولوية التوظيف لمواطني الدولة.

المؤهلات و الخبرات المطلوبة

إجادة مهارة الكتابة والتحدث والقدرة على إعداد الوثائق الرسمية والتدقيق على أعمال الأخرين باللغتين العربية والإنجليزية.

مهارات متميزة في التعامل مع الأخرين.

المعرفة العملية الممتازة بتطبيقات الحاسوب مع التركيز على تطبيقات Microsoft مثل (Excel) و (Word) (Teams).

القدرة على تنظيم الوقت.

القدرة على الإشراف على المشاريع وعقد الإجتماعات. 

القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر.

مهارة عالية في المتابعة والإشراف التي تؤدي الى إنجاز مهام متعددة في الوقت المناسب.

القدرة الفائقة على التنظيم والعمل بشكل مستقل وتحديد الأولويات والتقيد بالمواعيد النهائية.

التحلي بالنزاهة والشفافية والإدارة الرشيدة.

حب الاستطلاع والشغف لتحقيق التفوق والتميز.

المرونة والقدرة على العمل ضمن الفريق.


موقع العمل الفرع الرئيسي لجامعة الشارقة
الكفاءات

​--

الخبرات
الجنس أنثى
أعلى مؤهل علمي بكالوريوس أو ليسانس
خبرة متعلقة بالمجال سنتين و أكثر
يعيش حالياً في الإمارات متاحة للجميع
الجنسية جميع الجنسيات
تم إغلاق وظيفة