|
تنسيق مختلف أنشطة الموظفين المتعلقة بموظفي الإدارة، مثل طلبات الإجازة السنوية والعودة من الإجازة والإجازة المرضية وتذاكر السفر وساعات العمل الإضافي وطلبات الإذونات والتأمين الصحي وبدل المدارس وما إلى ذلك.
إستلام الرسائل البريدية الواردة وترتيبها ليتم مراجعتها من قبل المسؤول المباشر واتخاذ الإجراءات و/ أو توزيعها وفقًا لذلك، بالإضافة إلى حفظ البريد وتسجيله ومتابعته باستخدام مجموعة متنوعة من الأنظمة وقواعد البيانات.
الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتحويلها ومساعدة الزوار بالإجابة على استفساراتهم أو تقديم المعلومات المتعلقة بالإدارة المعنية.
إدارة جدول المدير وتنظيم الاجتماعات وجدولتها وإبلاغ الحضور والتنسيق معهم.
إدارة تطبيقات برنامج التدريب وطلبات مهام العمل للموظفين الإداريين من خلال مراجعة واستكمال النماذج وتوقيعها ومتابعة عمليات الموافقة على كل طلب.
مراقبة تقاييم الأداء السنوية وتقديم الدعم والمساعدة للموظف وللمسؤول المباشر والمتابعة معهم لضمان إستكمال جميع النماذج بشكل صحيح وفي الوقت المحدد.
مراقبة احتياجات الإدارة من أماكن تخزين وقرطاسية ووسائل نقل ومعدات وأثاث وصيانة ومعدات تقنية المعلومات.
إدارة مصروفات الإدارة والنفقات الشهرية ومراجعة الفواتير المتعلقة بمصروفات الإدارة والتحقق منها للتأكد من صحتها وصلاحيتها قبل تقديمها إلى الإدارة المختصة.
المساعدة في تنظيم الفعاليات (وخدمات تقديم الطعام عند الحاجة) للإدارة المعينة بالتنسيق مع الإدارات التنفيذية ذات الصلة.
المساعدة في مراجعة وتصنيف طلبات التوظيف للوظائف الشاغرة وحضور المقابلات الأولية عند طلب المسؤول المباشر.
جمع ومراجعة ومعالجة مختلف طلبات الموظفين الإداريين ومعالجة نماذج الموافقة والتأكد من إكمالها في الوقت المناسب.
المساعدة في إعداد مختلف التقارير والتحليلات والإحصاءات التي يطلبها المسؤول المباشر.
|